ماده ۱۴۷ قانون مالیات‌های مستقیم در خصوص زیان‌ها و هزینه‌های قابل قبول مالیاتی بیان می‌کند:
«هزینه‌های قابل قبول برای تعیین درآمد مشمول مالیات، مطابق مقررات این قانون، عبارت‌اند از هزینه‌هایی که در حدود متعارف، مبتنی بر اسناد و مدارک بوده و صرفاً مربوط به کسب درآمد مؤسسه در دوره مالی مربوطه باشد، با رعایت حدنصاب‌های تعیین‌شده.
در صورتی که هزینه‌ای در این قانون پیش‌بینی نشده یا بیش از حد نصاب های مقرر باشد، اما پرداخت آن بر اساس قانون یا مصوبه هیئت وزیران انجام شده باشد، این هزینه نیز قابل قبول خواهد بود.»
بنابراین، برای آنکه زیان یا هزینه‌های یک شرکت مورد تأیید سازمان امور مالیاتی قرار گیرد، رعایت چند شرط الزامی است:
۱. ارائه اسناد و مدارک: شرکت باید مدارکی ارائه کند که نشان دهد هزینه‌ها مربوط به خود شرکت بوده و در دوره مالی مشخصی انجام شده است.
۲. پرداخت از طریق سامانه بانکی: پذیرش هزینه‌هایی که به صورت نقدی یا معامله پایاپای انجام نشده و مبلغ آن‌ها بیش از ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال است، مشروط به پرداخت یا تسویه از طریق سیستم بانکی خواهد بود.
همچنین، مطابق ماده ۱۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم، هزینه‌هایی که شامل موارد زیر باشد، به عنوان هزینه‌های قابل قبول مالیاتی تلقی شده و زیان‌ده بودن شرکت از سوی سازمان امور مالیاتی تأیید خواهد شد:
- خرید مواد مصرفی مرتبط با کالا و خدمات فروخته‌شده شرکت.
- پرداخت حقوق کارکنان، بازنشستگان و هزینه‌های بهداشتی و درمانی.
- وجوه پرداختی بابت بیمه‌های بهداشتی، عمر و حوادث ناشی از کارکنان.
- هزینه معادل یک ماه آخرین حقوق و دستمزد، تعدیل حقوق سنوات قبل، و مبالغ مرتبط با تأمین حقوق بازنشستگی، وظیفه، مزایای پایان خدمت، خسارت اخراج و بازخرید کارکنان.
رعایت این الزامات نه تنها موجب تأیید هزینه‌ها و زیان شرکت از سوی سازمان امور مالیاتی می‌شود، بلکه به شرکت‌ها کمک می‌کند تا مدیریت بهتری بر امور مالی و هزینه‌های خود داشته باشند و از بروز مشکلات مالیاتی در آینده جلوگیری کنند.
